Aviso de privacidad integral

1. Responsable del tratamiento

Jose Emiliano Guzman Galaz, persona física con Registro Federal de Contribuyentes GUGE041119628, que opera bajo el nombre comercial Ordo OS (en adelante, "Ordo OS"), es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad.

Correo electrónico de contacto para asuntos de privacidad: [email protected]

Este aviso está disponible de forma permanente en https://app.ordoos.mx.

2. Dos situaciones distintas: lea la que le corresponde

Ordo OS trata datos personales en dos calidades diferentes. Es importante distinguirlas, porque los derechos se ejercen ante distintas personas.

2.1 Si usted es nuestro cliente o contactó a Ordo OS

Si usted contrató Ordo OS, solicitó una cotización o nos contactó, Ordo OS es el responsable de sus datos personales. Este aviso aplica directamente a usted, y sus derechos los ejerce ante nosotros, en el correo señalado arriba.

2.2 Si sus datos están en el sistema porque una ferretería o negocio los capturó

Si sus datos aparecen en Ordo OS porque un negocio que usa nuestra plataforma —una ferretería, refaccionaria o distribuidor— lo registró como su cliente, proveedor o empleado, entonces:

Ese negocio es el responsable de sus datos personales. Él decidió registrarlos y para qué los usa.
Ordo OS es únicamente el encargado, es decir, la empresa que provee el sistema donde esa información se guarda, y solo la trata siguiendo las instrucciones de ese negocio.
Sus derechos los ejerce ante ese negocio, no ante nosotros. Si nos contacta directamente, le orientaremos y daremos aviso al negocio responsable, pero no podemos modificar ni eliminar información por nuestra cuenta sin su instrucción.

En ambos casos, las medidas de seguridad y los proveedores descritos en las secciones 6 y 7 de este aviso aplican por igual.

3. Datos personales que tratamos

3.1 De nuestros clientes y sus usuarios

Identificación: nombre completo, nombre comercial del negocio.
Contacto: correo electrónico, teléfono, domicilio del negocio.
Fiscales: Registro Federal de Contribuyentes, razón social, régimen fiscal, código postal fiscal.
De acceso: correo de usuario, contraseña cifrada, rol asignado, sucursal asignada.
De uso del sistema: registro de acciones realizadas en la plataforma (bitácora de auditoría), fecha y hora de acceso, dirección IP.
De pago: comprobantes de transferencia bancaria. No recabamos ni almacenamos números de tarjeta de crédito o débito.

3.2 De los clientes, proveedores y empleados de nuestros clientes

Tratados en calidad de encargado, conforme al punto 2.2:

Identificación y contacto: nombre o razón social, teléfono, correo electrónico.
Fiscales: RFC, razón social, régimen fiscal, domicilio fiscal.
Comerciales: historial de compras o ventas, condiciones de crédito, saldos pendientes, comprobantes fiscales emitidos.
De documentos cargados: la información contenida en facturas, tickets y notas que el negocio cargue al sistema.

3.3 Datos sensibles

Ordo OS no solicita ni requiere datos personales sensibles —origen racial o étnico, estado de salud, información genética, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, opiniones políticas o preferencia sexual— para prestar sus servicios.

El sistema no cuenta con campos destinados a ese tipo de información. Si un usuario los introdujera en un campo de texto libre, lo haría por decisión propia y bajo responsabilidad del negocio que lo registró.

3.4 Datos de menores de edad

Ordo OS es una herramienta de uso empresarial y no está dirigida a menores de edad. No recabamos deliberadamente datos de personas menores de dieciocho años.

4. Finalidades del tratamiento

4.1 Finalidades primarias

Necesarias para prestar el servicio. Sin ellas no podemos operar la relación:

a) Crear y administrar la cuenta del negocio y de sus usuarios. b) Prestar, mantener y dar soporte técnico al servicio contratado. c) Procesar el cobro de las mensualidades y de la instalación. d) Emitir los comprobantes fiscales que correspondan a la relación comercial. e) Generar y conservar los comprobantes fiscales que el negocio emita a sus propios clientes, y entregarlos a sus receptores. f) Enviar comunicaciones operativas: recordatorios de pago, avisos de mantenimiento, alertas del sistema, recuperación de contraseña. g) Mantener bitácoras de auditoría y seguridad, y atender incidentes. h) Realizar respaldos de la información. i) Cumplir obligaciones legales, fiscales y contables, y atender requerimientos de autoridad competente.

4.2 Finalidades secundarias

No necesarias para el servicio. Puede oponerse a ellas sin que afecte la prestación:

a) Enviar información sobre nuevas funcionalidades, mejoras o servicios de Ordo OS. b) Solicitar su opinión sobre el servicio, mediante encuestas. c) Elaborar estadísticas internas de uso de la plataforma, en forma agregada.

Para oponerse a las finalidades secundarias, envíe un correo a [email protected] indicando su nombre y el negocio al que pertenece. Su negativa no será motivo para negarle el servicio contratado.

5. Lo que no hacemos con sus datos

Con claridad, y sin excepciones:

No vendemos sus datos personales a nadie.
No los compartimos con fines publicitarios o de mercadotecnia de terceros.
No los usamos para perfilar a sus clientes ni para venderles nada.
No cruzamos la información de un negocio con la de otro. Cada empresa usuaria solo accede a su propia información.
No usamos la información de un negocio para beneficiar a otro.

6. Proveedores que participan en el servicio

Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores tecnológicos que, en algunos casos, procesan información por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones. Los enlistamos con transparencia:

Proveedor	Para qué	Qué información recibe	Ubicación
Akamai Technologies (Linode)	Alojamiento del sistema y la base de datos	Toda la información del sistema	Dallas, Texas, Estados Unidos
Facturapi	Timbrado de comprobantes fiscales (Proveedor Autorizado de Certificación)	Datos fiscales del emisor y del receptor, conceptos y montos del comprobante	México
Google LLC	Procesamiento automatizado de documentos cargados y funciones de análisis	Imágenes o archivos de facturas y tickets que el negocio cargue; consultas del asistente de análisis	Estados Unidos
Brevo (Sendinblue SAS)	Envío de correos electrónicos transaccionales, incluidos comprobantes fiscales	Nombre y correo del destinatario, archivos adjuntos del comprobante	Unión Europea

Transferencias internacionales. Como se advierte en la tabla, parte de la información se aloja y procesa en servidores ubicados fuera de México, principalmente en Estados Unidos. Al usar la plataforma, usted conoce y acepta esta circunstancia, necesaria para la prestación del servicio.

Estos proveedores tratan la información únicamente para las finalidades indicadas y conforme a sus propias políticas de privacidad y medidas de seguridad. No los autorizamos a usarla para fines propios.

6.1 Uso de la información en funciones automatizadas

Por la sensibilidad del tema, lo señalamos de forma expresa:

Los documentos que usted cargue al sistema no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Ordo OS contrata el servicio de procesamiento automatizado bajo la modalidad de pago del proveedor, cuyos términos establecen que la información enviada —incluidos archivos, imágenes y documentos— y las respuestas generadas no se emplean para mejorar ni entrenar sus modelos. El proveedor conserva estos datos únicamente por un periodo limitado, con el fin de detectar usos indebidos de su plataforma y atender requerimientos legales.

Esta condición deriva de la modalidad contratada: la versión gratuita del mismo servicio sí permite ese uso, razón por la cual Ordo OS no la emplea para procesar información de clientes.

Si en el futuro cambiáramos de proveedor o de modalidad de contratación en términos que modifiquen lo aquí señalado, lo notificaremos conforme a la sección 12 de este aviso, con treinta días naturales de anticipación.

Lo que sí hacemos con esa información: la usamos para extraer los datos del documento y presentárselos como sugerencia, que usted revisa y confirma. Nada más.

Otras transferencias. Además de lo anterior, sus datos pueden transferirse sin requerir su consentimiento cuando la ley lo permita: a autoridades competentes en cumplimiento de un requerimiento fundado y motivado; y en caso de reestructuración corporativa, a la persona moral que continúe la operación de Ordo OS, conservándose las condiciones de este aviso.

7. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la información contra pérdida, uso indebido, alteración o acceso no autorizado. Entre ellas:

Cifrado en tránsito. Todo el tráfico entre su navegador y la plataforma viaja cifrado mediante HTTPS.
Contraseñas. Se almacenan únicamente en forma cifrada e irreversible. Nadie, incluidos nosotros, puede consultarlas.
Llaves de servicios sensibles. Cifradas con estándares de la industria antes de almacenarse.
Separación entre empresas. Cada empresa usuaria solo accede a su propia información. La verificación se realiza del lado del servidor en cada petición, no desde el navegador.
Control de accesos. Sistema de roles y permisos que limita las acciones de cada usuario según su función.
Bitácora de auditoría. Registro de las acciones realizadas en el sistema.
Respaldos. Automáticos cada seis horas, con copias fuera del servidor principal.
Acceso al servidor. Restringido mediante llave criptográfica; el acceso por contraseña está deshabilitado.
Cortafuegos y monitoreo. Filtrado de tráfico y vigilancia de procesos no autorizados en la infraestructura.
Actualizaciones de seguridad. Aplicadas de forma automática al sistema operativo del servidor.
Conservación de registros. El sistema está diseñado para no eliminar registros de forma definitiva; las correcciones se registran como operaciones nuevas.

Advertencia honesta: ninguna medida de seguridad es infalible. No podemos garantizar de forma absoluta que la información esté libre de todo riesgo. En caso de una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales, se lo haremos saber sin demora por el correo electrónico registrado, para que pueda tomar las medidas correspondientes.

8. Plazo de conservación

8.1 Conservamos la información mientras la relación de servicio esté vigente.

8.2 A la terminación del servicio, y una vez entregado al negocio el respaldo de su información, conservamos los datos por un plazo de cinco (5) años, en atención a los plazos de conservación de documentación contable y fiscal previstos en la legislación aplicable.

8.3 Transcurrido ese plazo, la información se elimina de forma definitiva de nuestros sistemas y respaldos.

8.4 Los datos de contacto de prospectos que no contrataron el servicio se conservan por un máximo de doce (12) meses.

9. Sus derechos (ARCO)

Usted tiene derecho a:

Derecho	Qué significa
Acceso	Conocer qué datos personales suyos tenemos y para qué los usamos.
Rectificación	Corregir sus datos cuando sean inexactos o incompletos.
Cancelación	Solicitar que eliminemos sus datos de nuestros registros.
Oposición	Oponerse al uso de sus datos para finalidades específicas.

También puede revocar el consentimiento que nos haya otorgado.

9.1 Cómo ejercerlos

Envíe un correo a [email protected] con el asunto "Derechos ARCO", incluyendo:

Su nombre completo y un correo o teléfono para responderle.
Copia de una identificación oficial que acredite su identidad. Si actúa por medio de representante, el documento que acredite la representación.
La descripción clara de los datos sobre los que desea ejercer el derecho.
El derecho que desea ejercer y, en caso de rectificación, la corrección solicitada y el documento que la sustente.

9.2 Plazos

Responderemos su solicitud en un plazo máximo de veinte (20) días hábiles contados desde su recepción. Si procede, se hará efectiva dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la respuesta.

Si la solicitud es imprecisa o falta información, le pediremos los datos faltantes dentro de los cinco días hábiles siguientes, y contará con diez días hábiles para atender el requerimiento.

El ejercicio de estos derechos es gratuito; únicamente deberá cubrir los gastos justificados de envío o reproducción, si los hubiera.

9.3 Límites

En algunos casos la ley nos permite no atender la solicitud o no cancelar los datos de inmediato. Por ejemplo:

Cuando exista una obligación legal de conservarlos, como los plazos fiscales y contables señalados en la sección 8.
Cuando los datos sean necesarios para cumplir una obligación derivada de la relación jurídica vigente.
Cuando la información sea necesaria para el ejercicio o defensa de derechos.
Cuando usted no sea nuestro titular directo sino de un negocio usuario, conforme al punto 2.2: en ese caso le orientaremos y daremos aviso al negocio responsable, que es quien debe atender su solicitud.

En todos los casos le explicaremos por escrito el motivo.

10. Autoridad de protección de datos

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales en México, o presentar la queja correspondiente ante el organismo que ejerza esas funciones.

Le agradeceremos que, antes de ello, nos dé la oportunidad de atender su inconformidad en [email protected].

11. Cookies y tecnologías de seguimiento

La plataforma utiliza almacenamiento local en su navegador únicamente para mantener su sesión activa y recordar preferencias de visualización.

No utilizamos cookies de publicidad, de seguimiento entre sitios, ni herramientas de análisis de terceros con fines de mercadotecnia.

Puede deshabilitar el almacenamiento local desde la configuración de su navegador, pero en ese caso no podrá mantener la sesión iniciada.

12. Cambios a este aviso

12.1 Podemos modificar este aviso de privacidad para reflejar cambios en nuestros servicios, en nuestros proveedores o en la legislación aplicable.

12.2 La versión vigente estará siempre publicada en https://app.ordoos.mx, con su fecha de última actualización.

12.3 Si el cambio es sustancial —por ejemplo, una finalidad nueva o un proveedor nuevo que trate información fuera de México— lo notificaremos por correo electrónico a nuestros clientes con treinta (30) días naturales de anticipación.

13. Aceptación

Al usar la plataforma Ordo OS, al contratar nuestros servicios o al proporcionarnos sus datos personales, usted manifiesta haber leído y comprendido este Aviso de Privacidad, y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos en los términos aquí descritos.

Contacto para cualquier duda sobre privacidad: [email protected]

Versión 1.0 — Septiembre 2026